International Marriage in Japan: How to File

Marriage paperwork explained for international and foreign couples in Japan.

Click here for these instructions in Japanese

If one of the partners in your marriage is a Japanese national, permanent resident, or mid-to-long term resident (in possession of a residence card), then you are eligible to get married in Japan. Legalizing your marriage in Japan will make it easier to get a spouse visa for Japan or to change to a spouse residence status in Japan, simplifying your visa and renewal procedures, make more employment opportunities available, and make it easier to apply for permanent residency later.

Paperwork, Not Ceremony, Not Marriage Counseling

This guide is about submitting the paperwork to legalize your marriage, not about celebrating a wedding. If you’re an international couple, or a couple living internationally, there are advantages to going ahead with the legal paperwork first, even if you cannot have your ceremony, yet. That was what we did- we got married in Japan (though we weren’t there at the time) before I started applying for my visa to move there. There is no such thing as a fiance visa for Japan.

I do not support marriages of convenience, visa marriages or getting married prematurely. I am not going to write a guide about getting divorced in Japan. Make sure this is really what you want to do before reading on.

Get Married in Japan, No Matter Where You Are

First, a quick note: I will use “you” to refer to the foreign spouse or the spouse without a mid-to-long term residence status in Japan. “Your spouse” will refer to the one who is the resident of Japan. If you are both legal residents of Japan, choose your roles yourself. I recommend that the better Japanese speaker play the role of “your spouse” below.

If Your Spouse is in Japan

This becomes a very quick and easy process. You mail your passport copy and notarized affidavit of competence to marry (download from the US Embassy in Japan marriage information page) to your spouse, he or she fills in the paperwork at the city hall, and you’re done.

If you’re from a country that has a family registration system, then you can submit a Japanese translation of your family register in place of the affidavit of competence to marry.

For the affidavit of competence to marry, you are allowed to translate it yourself if you are getting it notarized at a US Embassy in Japan, since they have Japanese-speaking staff that can check your work (the same goes for the forms related to the Consular Report of Birth Abroad, but that comes later). However, if you are getting it notarized in another country, then you may need to hire a professional translator to do it, even though the Embassy is only going to notarize the English version anyway. Consult with your local embassy (if abroad) or notary for their policy on this.

Get Married in Japan, Even if Neither of You Are There!

It is possible to get legally married in Japan, even if neither you or your spouse are present in the country. However, you will need some help from your spouse’s parents to visit the city hall on your behalf. If you continue to the next steps of this process, getting the Certificate of Eligibility, you’ll need a lot more help from the parents, so it’s best to get used to asking – and to get on their good side – now. We got legally married in Japan despite the fact that we were both living and working in Thailand at the time.

Why register your marriage in Japan?

There are many advantages to registering your marriage in Japan, even if you don’t intend to live there:

  • Save on duplicate paperwork: Japan requires its nationals/residents to legally register their marriage in Japan, even if it’s already been registered under another country’s laws. The United States (and many other countries) has no such requirement. So, if you get your legal marriage in Japan, you only have to do the paperwork once.
  • Easy access to extra records: Chances are, you’ll need to get a duplicate of your marriage certificate at some point. It’s easy to do this from a Japanese city hall, especially if you have parents-in-law in the area.
  • No requirement for physical presence: Neither spouse actually has to be present to get legally married. You can file all the paperwork by mail.

It’s not terribly romantic, but it will save significant hassle to get your legal marriage done in Japan before you start thinking about planning a ceremony. Trust me, planning a wedding is plenty stressful even when you have all the legal paperwork out of the way beforehand.

Married by Mail

This method is only going to be available if one of you (“your spouse” for the purpose of these instructions) is a Japanese national. Registering your marriage is the easiest part of the entire process of moving to Japan as a spouse, as long as you have a little help in Japan. All you have to do is collect the following documents and submit them by post.

Parental Assistance Required

The first two documents you need come from your spouse’s hometown city hall. Hopefully, your spouse still has family there, as you are going to need their help to get the first two items.

  1. Kon’in Todoke-sho (婚姻届書):
    This is your marriage registration form. Your spouse’ parents will need to pick it up from the the city hall, complete the “witness” blocks, and mail it to you to complete the rest, along with,
  2. Koseki Tohon (戸籍謄本):
    Your spouse’s family register. If your spouse has not been married before then he or she will still be listed on his/her parents’ family register. This is not a problem.

Documents You Need to Prepare Yourself

These are the same as the documents mentioned in the “If Your Spouse is In Japan” section above.

  1. Affidavit of competence to marry, or kon’in yoken gubi shomeisho (婚姻要件具備証明書):
    If you’re from a country that has a family registration system, then you can submit a Japanese translation of your family register.
    Otherwise, you will need to get an affidavit of competence to marry, or whatever the equivalent is for your country. The American version of the Affidavit of Competence to Marry form can be downloaded from the US Embassy in Tokyo’s website (opens in new window). There’s one page each in English and Japanese, and you can fill in both pages yourself. In Japan, it’s not necessary to have it officially translated, but if you’re trying to get it notarized while living abroad, then consult your local embassy or notary for their policy, first. The English page needs to be notarized by your embassy, but the Japanese does not.
    Note: If you are not from America, you should still be able to use the form from the US Embassy site, but you should also check your own country’s embassy in Japan website to see if they have a preferred version of the form.
  2. Copy of the your government ID:
    If you’re in Japan, then you’ll submit a Residence Registration or Juminhyo (住民票). If you’re outside Japan, a copy of the information pages of your passport will do.

Mail all of the documents to your spouse’s city hall and within a few days, you’ll be legally married!

Confirming the Marriage Registration

There is a chance that the City Hall will not contact you to confirm that they received your paperwork or to let you know what day it was approved. In Japan, no reply typically means “no problems encountered,” but it’s always best to double-check. After all, you’ll want to know what day to call your anniversary in the future. We decided that we would base our anniversary on the mailing day, but I do not recommend this since you’ll have to use the official approval day when you fill out official paperwork, and keeping the two dates straight can be a bother.

At a more practical level, you will need proof of your marriage to move forward with your visa application paperwork, which means you’ll need your parents-in-law’s help again. In our case, our marriage was approved within four days of our mailing it (not bad, considering international postage time). I recommend sending your marriage paperwork by traceable mail (EMS, DHL, etc.) and waiting five working days after it arrives, then asking your parents-in-law to go to the city hall and pick up your marriage certificate (婚姻届受理証明書・婚姻証明書, Kon’in todoke juri shomeisho or Kon’in shomeisho) as well as your spouse’s new family register or koseki tohon (戸籍謄本). I recommend getting several copies, then having one copy formally translated into English (with multiple copies of the translation printed) for use in paperwork in your home country. If you plan to change your name to match your spouse, or to apply for your spouse to get a visa for your country, then you’re going to need original and translated marriage certificates for each of those procedures, so plan ahead!

The next step: Applying for your Certificate of Eligibility (CoE)

If you plan to change your name to match your spouse, or anything like that, I recommend doing that before you move forward to apply for your CoE. You’ll also have to register your name change at your spouse’s city hall once you’re in Japan, but that isn’t as urgent.

The Certificate of Eligibility is the first, biggest, and most difficult step in acquiring your visa for Japan, but fortunately, we have a guide for that, as well. About four months before you plan to come to Japan, please read our guide on how to a apply for a Certificate of Eligibility and spouse visa for Japan (Japanese version.

Please leave a comment!

Did this guide help you? Was there anything we should have explained in more detail? Let us know below!

Get Notified about New Resources

Sign up below to receive email notifications whenever we have new resources about expat living in Japan.

* indicates required
Email Format


  1. Michael Martinez 2019年5月7日
    • TranSenz 2019年5月14日
  2. Stefanie 2019年3月8日
    • TranSenz 2019年3月9日
  3. Fiachra Gil Pancho 2019年1月5日
    • TranSenz 2019年1月6日
  4. Jo Cruz 2018年12月11日
    • TranSenz 2018年12月12日
    • darryl 2018年12月21日
      • TranSenz 2018年12月21日
  5. Trisha 2018年9月21日
    • TranSenz 2018年9月22日
  6. Shiny 2018年9月17日
    • TranSenz 2018年9月17日
      • Shiny 2018年9月17日
        • TranSenz 2018年9月18日
  7. Catherine 2018年8月21日
    • TranSenz 2018年8月22日
  8. Sindhi Shakeel 2018年6月16日
    • TranSenz 2018年6月21日
  9. Charlie 2018年6月5日
    • TranSenz 2018年6月12日
  10. Suresh 2018年4月25日
    • TranSenz 2018年4月28日
  11. Usman 2018年4月25日
    • TranSenz 2018年4月28日
  12. Usman 2018年4月13日
    • TranSenz 2018年4月15日
      • Usman 2018年4月16日
        • TranSenz 2018年4月17日
  13. Karen Kondo 2018年4月5日
    • TranSenz 2018年4月6日
      • Karen Kondo 2018年4月7日
        • TranSenz 2018年4月8日
          • Karen Kondo 2018年4月8日
          • TranSenz 2018年4月9日
      • Rika Nishimura 2018年4月17日
        • TranSenz 2018年4月18日
  14. Putri 2018年3月20日
    • TranSenz 2018年3月20日
      • Putri 2018年3月24日
        • TranSenz 2018年3月26日
  15. Marga Lee 2018年2月19日
    • TranSenz 2018年2月20日
      • Kris 2019年1月10日
        • TranSenz 2019年1月12日
  16. KuroNeko 2018年2月14日
    • TranSenz 2018年2月19日
  17. Bryant 2018年2月9日
    • TranSenz 2018年2月10日
  18. Giovane 2018年2月9日
    • TranSenz 2018年2月9日
  19. CINDY 2018年1月26日
    • TranSenz 2018年1月28日
      • Midori 2018年1月31日
        • TranSenz 2018年1月31日
  20. Romi 2018年1月17日
    • TranSenz 2018年1月18日
      • Romi 2018年1月18日
  21. Leah 2018年1月13日
    • TranSenz 2018年1月14日
  22. Princess 2018年1月9日
    • TranSenz 2018年1月10日
    • Kim Gomez 2018年1月11日
  23. Snake 2018年1月5日
    • TranSenz 2018年1月6日
      • Snake 2018年1月8日
        • TranSenz 2018年1月9日
  24. Macpie 2017年11月19日
    • TranSenz 2017年11月20日
      • Macpie 2017年12月6日
        • TranSenz 2017年12月7日
  25. Queen Cuizon 2017年11月17日
    • TranSenz 2017年11月18日
  26. crazykame 2017年11月8日
    • TranSenz 2017年11月9日
  27. Dalton 2017年10月31日
    • TranSenz 2017年11月1日
      • Dalton 2017年11月1日
      • Dalton 2017年11月2日
        • TranSenz 2017年11月3日
  28. David 2017年10月27日
    • TranSenz 2017年10月28日
      • David 2018年2月27日
        • TranSenz 2018年2月28日
  29. Jay 2017年10月23日
    • TranSenz 2017年10月24日
      • Jay 2017年10月24日
  30. Kath 2017年10月14日
    • TranSenz 2017年10月14日
  31. Curtis 2017年10月10日
    • TranSenz 2017年10月12日
      • Curtis 2017年10月12日
        • TranSenz 2017年10月13日
  32. Sonam 2017年10月4日
    • TranSenz 2017年10月5日
      • Sonam 2017年10月5日
        • TranSenz 2017年10月7日
  33. Doreen 2017年9月18日
    • TranSenz 2017年9月18日
  34. Gab 2017年9月15日
    • TranSenz 2017年9月16日
  35. Paul Derrick 2017年9月9日
    • TranSenz 2017年9月10日
  36. Ali hussian 2017年8月31日
    • TranSenz 2017年10月16日
  37. Shih 2017年8月30日
    • TranSenz 2017年8月31日
  38. Davin 2017年8月25日
    • TranSenz 2017年8月26日
  39. Jorge 2017年8月19日
    • TranSenz 2017年8月20日
      • Jorge 2017年8月20日
  40. adonna 2017年8月14日
    • TranSenz 2017年8月15日
      • Princess 2017年8月18日
        • TranSenz 2017年10月7日
      • adonna 2017年8月18日
        • TranSenz 2017年8月19日
  41. Nix 2017年7月22日
    • TranSenz 2017年7月23日
  42. BRYAN KIER c. PALMA 2017年7月21日
    • TranSenz 2017年9月28日
  43. Corrien Nikki 2017年7月19日
    • TranSenz 2017年7月20日
  44. Nads 2017年7月3日
    • TranSenz 2017年7月13日
  45. Timothy 2017年6月12日
    • TranSenz 2017年6月12日
  46. Jarwin 2017年6月3日
    • TranSenz 2017年7月25日
  47. Gab 2017年5月29日
    • Gab 2017年5月30日
      • TranSenz 2017年7月23日
    • TranSenz 2017年7月21日
  48. Ergi 2017年5月28日
    • TranSenz 2017年7月20日
  49. John 2017年5月28日
    • TranSenz 2017年7月18日
  50. Yu 2017年5月22日
    • TranSenz 2017年7月4日
  51. Leandro 2017年5月8日
    • TranSenz 2017年5月19日
  52. Tanner 2017年5月6日
    • TranSenz 2017年5月16日
  53. Clinton 2017年4月25日
    • TranSenz 2017年5月5日
  54. Aakash 2017年4月20日
    • TranSenz 2017年4月28日
  55. Tatz 2017年4月20日
    • TranSenz 2017年4月27日
  56. Tyler 2017年4月17日
    • Tyler 2017年4月17日
    • TranSenz 2017年4月22日
  57. Daria 2017年3月28日
    • TranSenz 2017年4月2日
  58. Gab 2017年3月27日
    • Gab 2017年4月1日
      • TranSenz 2017年4月6日
    • TranSenz 2017年4月2日
      • Gab 2017年4月10日
        • TranSenz 2017年4月14日
  59. daichi iwamoto 2017年3月24日
    • TranSenz 2017年3月31日
  60. Sakura 2017年3月17日
    • TranSenz 2017年3月24日
  61. Nikko 2017年3月9日
    • TranSenz 2017年3月16日
      • Nikko 2017年3月22日
  62. Danver 2017年3月9日
    • TranSenz 2017年3月15日
      • Mika Dilla 2017年3月27日
        • Lorena 2017年4月28日
          • TranSenz 2017年5月9日
        • Jan Instrella 2017年5月13日
  63. Angie 2017年2月22日
    • TranSenz 2017年3月1日
  64. Yums 2017年2月20日
    • TranSenz 2017年2月27日
  65. alex 2017年2月19日
    • TranSenz 2017年2月25日
  66. Tony 2017年2月15日
    • TranSenz 2017年2月21日
  67. Jj 2017年2月8日
    • TranSenz 2017年2月13日
      • Rose vigena 2017年3月5日
        • TranSenz 2017年3月13日
  68. Theresa 2017年2月7日
    • TranSenz 2017年2月12日
  69. thaman 2017年1月26日
    • TranSenz 2017年1月30日
  70. p 2017年1月20日
    • TranSenz 2017年1月24日
      • P 2017年2月24日
        • TranSenz 2017年3月4日
  71. Steve 2017年1月16日
    • TranSenz 2017年1月20日
  72. Ella 2017年1月10日
    • TranSenz 2017年1月13日
  73. Jecyl 2017年1月9日
    • TranSenz 2017年1月12日
  74. Ruk Tamu 2016年12月21日
    • TranSenz 2016年12月25日
  75. Derek 2016年12月13日
    • TranSenz 2016年12月15日
      • Derek 2017年2月2日
        • TranSenz 2017年2月6日
  76. Brittany 2016年11月23日
    • TranSenz 2016年11月27日
      • Olivia Rodriguez 2016年12月1日
        • TranSenz 2016年12月5日
  77. Katarina 2016年11月21日
    • Katarina 2016年11月21日
      • TranSenz 2016年11月26日
    • TranSenz 2016年11月26日
      • Katarina 2016年12月13日
        • TranSenz 2016年12月14日
  78. mary 2016年10月27日
    • TranSenz 2016年10月31日
      • mary 2016年11月2日
        • TranSenz 2016年11月9日
  79. Suraksha shakya 2016年10月13日
    • TranSenz 2016年10月16日
  80. arianne 2016年10月3日
    • TranSenz 2016年10月4日
      • Suiee 2016年10月12日
        • TranSenz 2016年10月14日
  81. Chablis 2016年9月27日
    • TranSenz 2016年9月27日
  82. TranSenz 2016年9月25日
  83. Arly Fernandez 2016年8月26日
    • TranSenz 2016年8月28日
  84. Koichi 2016年8月17日
    • TranSenz 2016年8月22日
  85. Joey 2016年8月14日
    • TranSenz 2016年8月20日
  86. Cody 2016年8月12日
    • TranSenz 2016年8月20日
  87. Steve 2016年8月8日
    • TranSenz 2016年8月19日
  88. Claudine 2016年8月6日
    • TranSenz 2016年8月16日
      • Claudine 2017年1月21日
        • TranSenz 2017年1月26日
  89. kashi 2016年8月6日
    • TranSenz 2016年8月15日
      • Tony 2017年2月10日
        • TranSenz 2017年2月16日
  90. Jocelle 2016年7月27日
    • TranSenz 2016年8月7日
  91. Iwaguchi maria 2016年7月27日
    • TranSenz 2016年8月6日
  92. Chris 2016年7月25日
    • TranSenz 2016年8月4日
  93. Pree 2016年7月25日
    • TranSenz 2016年8月4日
      • Pree 2016年8月23日
        • TranSenz 2016年8月25日
  94. Mark 2016年7月23日
  95. Ai 2016年7月18日
    • TranSenz 2016年7月29日
  96. Shiela 2016年7月17日
    • TranSenz 2016年7月29日
  97. Aldrin 2016年7月17日
    • TranSenz 2016年7月28日
  98. Donna 2016年7月15日
    • TranSenz 2016年7月27日
  99. Greg 2016年6月17日
    • TranSenz 2016年7月12日
  100. Edwin 2016年6月5日
    • TranSenz 2016年6月28日
      • Edwin 2016年10月23日
        • TranSenz 2016年10月29日
  101. N 2016年5月22日
    • TranSenz 2016年6月16日
  102. Andre Beluchi 2016年5月12日
  103. Kevin Risso 2016年4月23日
    • TranSenz 2016年5月4日
      • SG 2017年6月19日
        • TranSenz 2017年9月2日
  104. liza 2016年4月18日
    • TranSenz 2016年5月4日
  105. Candice 2016年4月13日
    • TranSenz 2016年4月25日
  106. Jacquelyn Remigio Pastor 2016年4月13日
    • TranSenz 2016年4月25日
  107. abby 2016年3月19日
    • TranSenz 2016年3月28日
  108. Mark Durling 2016年3月14日
    • TranSenz 2016年3月20日
  109. John Pazcoguin 2016年3月11日
    • TranSenz 2016年3月20日
  110. karentakazawa 2016年1月17日
    • TranSenz 2016年1月18日
  111. Candice 2016年1月15日
    • TranSenz 2016年1月17日
  112. Samantha Lee 2015年12月28日
    • TranSenz 2015年12月29日

Leave a Reply to liza Cancel reply